Teamtailor-rekrytoinnin tietosuojakäytäntö
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on työnhakijoiden arviointi ja muut rekrytointiin liittyvät toimenpiteet, rekrytointiprosessin hallinnointi, henkilöresursoinnin tukeminen sekä palvelukseemme hakeneiden henkilöiden (rekisteröity) hakuprosessiin liittyvien tietojen hallinnointi tarvittavien yhteydenottojen mahdollistamiseksi sekä päätöksenteko työtehtäviä täytettäessä.
1. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteina ovat:
- rekisterinpitäjän oikeutettu etu työnhakijan ja työnantajan välisen suhteen perusteella käsitellä rekisteröidyn työhakemuksessa ilmoittamia tai siinä viitattuja henkilötietoja
- rekisterinpitäjän oikeutettu etu etsiä ja rekrytoida oma-aloitteisesti sopivia työntekijöitä ja käsitellä yhteydenottoon välttämättömiä tietoja, jotka rekisteröidyt ovat itse saattaneet yleisesti työnantajien saataville ammatillisissa Internet-palveluissa, esim. LinkedIn ja muissa vastaavissa lähteissä
- rekisterinpitäjän lakisääteisten oikeuksien ja velvollisuuksien täyttäminen, esimerkiksi tasa-arvovelvoitteiden toteuttamiseksi
- rekisteröidyn antama suostumus muuhun henkilötietojen keräämiseen ja käsittelyyn ja henkilö- ja soveltuvuusarviointitesteihin, sekä luotettavuuden arviointiin luotto- ja rikosrekisteritietojen avulla
2. Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisterinpitäjä käsittelee seuraavia työnhakijan henkilötietoja:
- rekisteröidyn perustiedot kuten nimi, syntymäaika, sukupuoli, äidinkieli sekä muut tapauskohtaisesti määritellyt tiedot antamaasi suostumukseen perustuen soveltuvan lainsäädännön mukaisesti kuten luottotiedot tai rikosrekisteritietojen hankkiminen mikäli nämä on työtehtävän kannalta tarpeellista rekisteröidyn luotettavuuden arvioimiseksi;
- rekisteröidyn yhteystiedot kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoitetiedot;
- rekisteröidyn hakemaan työtehtävään liittyvät tiedot kuten haettavan työtehtävän kuvaus, tiedot työsuhteen muodosta ja laadusta sekä tiedot työnhakuprosessissa nimetystä vastuuhenkilöstä, palkkatoive, aloittamiseen liittyvät tiedot.
- rekisteröidyn työnhakuprosessin yhteydessä rekisterinpitäjälle antamat soveltuvuuden kannalta tärkeät tiedot ja muut tiedot itsestään, taustastaan ym. kuten valokuvat, videot, opiskelu- ja muut koulutukseen liittyvät tiedot, ammatti, työhistoriaa koskevat tiedot (kuten työnantajat, työsuhteen alkamisajat ja kestot sekä työtehtävien laatu), kielitaito, muu erityisosaaminen, kuvaus henkilökohtaisista ominaisuuksista, erilaiset todistukset ja arvioinnit sekä viittaukset Internetistä tai muista lähteistä löytyviin tietoihin sekä referenssit.
- rekisteröidyn rekrytointiprosessin etenemistä koskevat tiedot kuten tiedot tulossa olevasta jatkohaastattelusta tai rekrytointiprosessin keskeytymisestä;
- henkilö- ja soveltuvuusarviointitestien lausunnot ja työterveyshuollon lausunnot työnhakijan työkykyisyydestä hakemaansa tehtävään
- mahdolliset muut tiedot, joiden keräämiseen rekisteröity on antanut suostumuksensa tai jotka rekisteröity itse on vapaaehtoisesti antanut rekisterinpitäjän työnhakuprosessin yhteydessä.
3. Tietolähteet
Rekisterin tiedot kerätään säännönmukaisesti rekisteröidyltä itseltään, sekä laissa säädetyissä rajoissa ja rekisteröidyn suostumuksella rekisterinpitäjän rekrytointikonsultilta, henkilö- ja soveltuvuusarviointipalveluja tuottavilta yrityksiltä, viranomaisilta, luottotietoyhtiöiltä, työterveyshuollolta yhteystietopalvelujen tarjoajilta, ammatillisista Internet-palveluista kuten LinkedIn, työnhakijan ilmoittamilta suosittelijoilta ja muilta vastaavilta luotettavilta tahoilta.
4. Tietojen luovutukset ja siirrot sekä tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Suomen Pelastusarmeijan Säätiö sr ei luovuta rekisterin tietoja ulkopuolisille tahoille ilman rekisteröidyn suostumusta.
Voimme siirtää käyttäjien henkilötietoja seuraaville tahoille:
- Alihankkijallemme, jotka toimivat ohjeidemme mukaisesti käsittelijöinä ja alikäsittelijöinä palvelun tarjoamisessa. Rekisterinpitäjä huolehtii tietosuojasta alihankkijoiden kanssa tekemällä tarvittavat kirjalliset käsittelysopimukset.
- Viranomaisille tai lainopillisille neuvonantajille siinä tapauksessa, että epäillään rikollista tai sopimatonta toimintaa.
- Viranomaisille, oikeudellisille neuvonantajille tai muille toimijoille, jos lain tai viranomaisen määräyksen mukaan niin vaaditaan
Palveluntarjoajan Teamtailorin kautta kerätyt henkilökohtaiset tiedot tallennetaan ja käsitellään EU/ETA-alueella tai sellaisissa kolmansissa maissa, joilla on Euroopan komission mielestä riittävä suojan taso, tai jota käsittelevät sellaiset palveluntarjoajat, jotka ovat tehneet täysin kolmansien maiden siirtojen laillisuuden mukaisia sopimuksia tai muut palveluntarjoajat, joilla on riittävät takeet siirrettävien tietojen rekisteröityjen oikeuksien suojelemiseksi.
5. Rekisterin suojauksen periaatteet ja säilytysaika
Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne Suomen Pelastusarmeijan Säätiö sr:n työntekijät, joilla on työnsä puolesta oikeus käsitellä tämän rekisterin tietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään.
Sähköisesti käsiteltävät tiedot suojataan teknisillä tietoturvakeinoilla kuten palomuureilla, haittaohjelmistojen torjuntaohjelmistoilla. Tiedot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt. Tietoja käsittelevillä henkilöillä on vaitiolovelvollisuus.
Valittujen työnhakijoiden henkilötietoja säilytetään osana työsuhdetietoja voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti. Muiden työnhakijoiden henkilötietoja säilytetään enintään 24 kuukauden ajan siitä, kun hakemus on vastaanotettu, minkä jälkeen tiedot poistetaan automaattisesti. Tietoja voidaan säilyttää tätä pidempään vain, jos rekisteröity on antanut erillisen suostumuksen tietojen säilyttämiseen mahdollisia tulevia rekrytointeja varten.
6. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua sekä tiedon poistamista.
Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumukset, mutta suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen suostumuksen peruuttamista tapahtuneen käsittelyn lainmukaisuuteen.
Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyllä on myös oikeus vastustaa itseensä kohdistuvia käsittelytoimia, kun tietojen käsittelemisen perusteena on oikeutettu etu. Vaatimuksesi yhteydessä sinun tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen vastustat käsittelyä. Rekisteröity voi myös pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista.
Jos rekisteröity katsoo, että Suomen Pelastusarmeijan Säätiö sr on käsitellyt henkilötietoja tietosuojalainsäädännön vastaisesti, on rekisteröidyllä mahdollisuus tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä tietosuojavaltuutetulle.
Rekisteröidyn oikeuksia koskevat pyynnöt tulee toimittaa henkilökohtaisesti, kirjallisesti tai sähköpostilla mainitulle yhteyshenkilölle. Pyynnön esittäjän on tarvittaessa todistettava henkilöllisyytensä.
7. Evästeet
Tietoja käyttäjän palvelun käytöstä voidaan tallentaa evästeinä. Evästeet ovat passiivisia tekstitiedostoja, jotka tallennetaan käyttäjän laitteen, kuten tietokoneen, matkapuhelimen tai tabletin, internetselaimeen palvelua käytettäessä. Käytämme evästeitä parantaaksemme käyttäjän palveluun liittyvää käyttökokemusta ja kerätäksemme tietoa esimerkiksi palvelun käyttöä koskevista tilastoista. Tämä tehdään palvelun turvaamiseksi, ylläpitämiseksi ja parantamiseksi. Evästeiden avulla kerätyt tiedot voivat joissain tapauksissa olla henkilötietoja, ja tällaisissa tapauksissa niitä säätelee evästekäytäntömme.
Käyttäjät voivat milloin tahansa estää evästeiden käytön muuttamalla laitteensa paikallisia asetuksia. Evästeiden poistaminen käytöstä voi vaikuttaa palvelun käyttökokemukseen, esimerkiksi jotkin palvelun toiminnot saattavat olla pois käytöstä.
8. Yhteydenotto tietosuoja-asioissa
Jos sinulla on kysyttävää koskien tietosuojalausuntoa tai henkilötietojen käsittelyä Pelastusarmeijassa, voit ottaa yhteyttä Pelastusarmeijan tietosuojavastaavaan sähköpostilla tietosuoja@pelastusarmeija.fi tai kirjeitse Suomen Pelastusarmeijan säätiö sr, Tietosuojavastaava, PL 161, 00121 Helsinki.
Päivitetty 15.4.2024
